Die Google-Expertin Laura Mae Martin (Productivity Advisor Google), hat im offiziellen Blog einfache Tipps und Insider Wissen veröffentlicht, mit denen sich der Umgang mit E-Mails im Alltag optimieren lässt. Jeder Nutzer von GMail, erhält durchschnittlich 120 E-Mails pro Tag.

Die Tipps beziehen sich zum großen Teil auf E-Mail’s im Allgemeinen und nicht nur direkt auf GMail, sodass auch Nutzer anderer Plattformen und E-Mail Programmen etwas davon haben.

Googles GMail ist der weltweit meistgenutzte E-Mail Dienst und bietet den Nutzern eine einfache Oberfläche,und hat zusätzlich viele Automatiken und eine Reihe von Integrationen weiterer Google-Dienste – diese muss man nur für sich zu Nutzen wissen.

• Ihr solltet eure Prioritäten überdenken und lernen, „Nein“ zu sagen.
• Nehmt euch jeden Tag eine halbe Stunde Zeit für euch selbst und lasst keine Unterbrechungen zu.
• Produktiv zu sein bedeutet, das zu tun, was ihr tun wolltet.

Tipps zur Produktivitätssteigerung bei E-Mail’s

Benachrichtigungen reduzieren: Lass dich nicht von zu vielen Benachrichtigungen über E-Mails ablenken, sondern öffne den Posteingang stattdessen selbst in regelmäßigen Abständen. Nutze auf dem Smartphone die Möglichkeit nur über wichtige E-Mails informiert zu werden und blende alle unwichtigen eingehenden Nachrichten aus.

Antworte innerhalb von 24 Stunden: Vermutlich kannst du nicht auf alle E-Mails innerhalb von 24 Stunden antworten, aber du kannst es verhindern, dass du eine Erinnerung von ungeduldigen Kollegen bekommst. Antworte einfach nur kurz und teile mit, dass du dich später ausführlich kümmern und antworten wirst. Das nimmt dir den Druck heraus.

Bearbeite nur das was auch interessiert: Lösche direkt sinnlose E-Mails, markiere Spam direkt als Spam und lösche diese. Nicht länger als 5 Sekunden überlegen!

Schließe den Posteingang: E-Mails sind an vielen Arbeitsplätzen unverzichtbar, können aber auch stark ablenken (siehe Punkt „Benachrichtigungen reduzieren“). Nicht wenige Menschen checken ihre Mails alle 30 Minuten oder öfter. Wenn du an einer wichtigen Aufgabe arbeitest, schließe den E-Mail Tab, sodass du dich besser konzentrieren und fokussieren kannst.

Öffne eine E-Mail nicht mehr als zweimal: Wenn du eine E-Mail liest und als ungelesen markierst, musst du sie später wieder öffnen und erneut lesen. Versehe sie stattdessen mit einem Label wie „unbedingt antworten“ oder „diese Woche antworten“ um Kontext zu haben und beim zweiten Mal schneller zu wissen, worum es geht. (Tipp: Ihr könnt auch einfach ein paar Stichworte als Antwort schreiben und diese als Entwurf speichern)

Sortieren, Lesen und Antworten sollten getrennt werden: Viele Menschen lesen, sortieren und beantworten ihre E-Mails zugleich – wobei die Konzentration sehr schnell nachlassen kann. Trenne diese Aktivitäten stattdessen und nimm dir jeweils eine Aufgabe vor. Sortiere alles und dann beantworte alles.

Hebe nur E-Mails auf, die eine Aktion erfordern: Wenn sich zu viele unwichtige E-Mails im Posteingang befinden, gibt es deinem Gehirn unterbewusst das Signal, zuviel zu tun zu haben. Lasse stattdessen nur wichtige E-Mails im Posteingang und Lösche oder Archiviere alle anderen bzw. stelle diese zurück. Sei dabei „rücksichtslos“

Überspringe unwichtige E-Mails: Jede eingehende E-Mail nimmt ein kleines Stück deiner Energie in Anspruch, sodass sich nur wichtige E-Mails im Posteingang befinden sollten. Erstelle dafür Filter in GMail und setze diese so ein, dass unwichtige Mails wie z.B. Newsletter den Posteingang überspringen und dort gar nicht erst angezeigt werden. Wenn du Zeit hast, kannst du sie später immer noch lesen oder durchsuchen.

Vermische nicht gelesen und ungelesene E-Mails: Gelesen und ungelesene E-Mails zu vermischen ist ein Rezept für Verwirrung und Sorgen. Trenne diese stattdessen sauber in mehreren Posteingängen, die du sehr einfach mit GMail erstellen kannst. Außerdem kannst du Label anlegen und bereits gelesene E-Mails mit einem speziellen Tag wie etwa „ToDo“ oder „Follow Up“ versehen.

Bleibe konzentriert und verstecke neue E-Mails: Wenn du wichtige E-Mails beantwortest, solltest du nicht von neuen E-Mails abgelenkt werden. Öffne dazu einen speziellen Bereich mit den zurückgestellten oder favorisierten E-Mails und arbeite diese ab, statt im Hintergrund den Posteingang geöffnet zu haben. So bleibt die Konzentration hoch und die Ablenkung von neuen E-Mails wird verhindert.

Nutze die Suchfunktion: Das Sortieren und Labeln von E-Mails zu Organisationszwecken ist praktisch, aber verrenne dich nicht darin. Erinnere dich, wie Google begonnen hat: Mit der Suche! Nutze die Suchfunktion um E-Mails zu finden, statt endlos Label-Listen durchzusehen. GMail bietet dir sehr viele Operationen für die Suchfunktion, mit denen sich die passende E-Mail schnell finden lässt.

Filterregeln für die Profis bei GMail

Die Filter können in den Einstellungen als Regel für ein Label festlegen werden.

from: Zeigt alle eingegangenen Nachrichten von Kontakten mit diesem Namen oder dieser E-Mail-Adresse an
to: Zeigt alle ausgegangenen Nachrichten für Kontakte mit diesem Namen oder dieser E-Mail-Adresse an
subject: Sucht nur im Betreff nach den folgenden Wörtern
label: Zeigt alle Nachrichten an, die mit folgendem Label versehen worden sind
has: Ein sehr umfangreicher Filter, der nach bestimmten Anhängen filtern kann. Suche nach has:attachment zeigt alle Mails mit Dateianhängen an.
Es lässt sich auch nach Typ des Anhangs filtern, wofür folgende selbsterklärende Filter zur Verfügung stehen:

has:drive
has:document
has:spreadsheet
has:presentation
has:youtube
has:userlabels Zeigt nur Nachrichten an, die vom Nutzer mit einem Label versehen worden sind
has:nouserlabels Zeigt nur Nachrichten an, die vom Nutzer NICHT mit einem Label versehen worden sind

list: Zeigt nur Nachrichten aus der folgend angegebenen Mailingliste an
filename: Sucht nach allen Mails mit diesem Dateityp oder diesem Dateinamen. Es kann sowohl nur die Extension (z.B. filename:pdf) oder auch ein vollständiger Name (z.B. filename:rechnung.pdf) angegeben werden
in: Der gleiche Filter wie „label“, schließt aber auch Ordner wie den Papierkorb (trash) oder den Spam-Ordner (spam) ein
is:important: Zeigt nur E-Mails an, die von den GMail-Algorithmen als wichtig eingestuft werden (entspricht der Priority Inbox)
is:chat Zeigt nur E-Mails an, bei denen es sich um ein Chat-Protokoll handelt
is:unread Zeigt nur ungelesene E-Mails an
is:read Zeigt nur Mails an, die bereits gelesen worden sind
has:star Zeigt alle Mails an, die mit einem besonderen Stern versehen worden sind. Möglichkeiten:yellow-star, blue-info, purple-star
cc: Durchsucht alle Mails, die mit an folgenden CC-Empfänger gesendet wurden
bcc: Durchsucht alle Mails, die mit an folgenden BCC-Empfänger gesendet wurden
after: Zeigt alle Nachrichten an, die NACH diesem Datum versendet worden sind. Es muss das amerikanische Format verwendet werden. Beispiel: after:2016/12/31
before: Zeigt alle Nachrichten an, die VOR diesem Datum versendet worden sind. Es muss das amerikanische Format verwendet werden. Beispiel: before:2016/12/31
older_than: Zeigt alle Nachrichten an, die älter als die folgende Angabe sind. Die Angabe erfolgt in Tagen, Monaten oder Jahren. Beispiel: older_than:2d (2 Tage), older_than:2m (2 Monate), older_than:2y (2 Jahre)
newer_than: Zeigt alle Nachrichten an, die jünger als die folgende Angabe sind. Die Angabe erfolgt in Tagen, Monaten oder Jahren. Beispiel: newer_than:2d (2 Tage), newer_than:2m (2 Monate), newer_than:2y (2 Jahre)
category: Zeigt alle Nachrichten in einer der von GMail automatisch erstellten Kategorien an
size: Zeigt alle E-Mails an, die größer als die folgende Angabe in Byte sind
larger: Zeigt alle E-Mails an, die größer als die folgende Angabe in Byte oder Megabyte (ein m an die Zahl anhängen) sind
smaller: Zeigt alle E-Mails an, die kleiner als die folgende Angabe in Byte oder Megabyte (ein m an die Zahl anhängen) sind
Rfc822msgid: Zeigt die Nachricht an, die über folgende Header-ID verfügt

l:^g Zeigt alle Konversationen an, über die ihr nicht mehr benachrichtigt werden wollt (muted)
l:^p Zeigt alle Konversationen an, die ihr als Phishing markiert habt
l:^op Zeigt alle Konversationen an, die automatisiert als Phishing eingestuft wurden
l:^os Zeigt alle Konversationen an, die automatisiert als Spam eingestuft wurden
l:^vm Zeigt alle eingegangenen Voicemails an
l:^io_im Zeigt alle wichtigen Nachrichten an, so wie die Important Inbox
l:^unsub Zeigt alle Nachrichten an in denen ein Unsubscribe-Link enthalten ist (soweit GMail diesen erkannt hat)